Buenas Prácticas en el envío de correos

Buenas prácticas en el envío de correo

1. Incluya un "Asunto" (Subject) en el mensaje. Indique en dicho campo una breve frase descriptiva del mismo. Esto facilita la lectura, clasificación y posterior recuperación al destinatario y constituye una norma de cortesía.
2. Utilice las mayúsculas y minúsculas correctamente. No se debe escribir todo el texto del mensaje en mayúsculas, ya que implica GRITAR. En la medida de lo posible, limite el uso de letras mayúsculas en el texto del correo. Si desea enfatizar un término, puede usar comillas, negrita, otros colores, etc. Si estima que la letra es muy pequeña, puede agrandar la letra hasta un tamaño que resulte más conveniente, pero no extravagante. El uso de mayúsculas en Internet sugiere emociones fuertes. Tenga esto en cuenta.
3. No utilice estilos con fondos de mensaje ya que aumentan el tamaño del mismo y pueden provocar problemas de recepción en el destinatario (filtrado por el sistema antivirus-antispam).
4. Debe tener cuidado con el tamaño de los mensajes. Incluir documentos de gran tamaño, imágenes o programas puede hacer su mensaje tan pesado que tenga problemas de recepción, así como un consumo de recursos innecesarios al receptor del mensaje. Cuando envíe un adjunto se debe indicar en el mensaje cuál es su contenido y su propósito para evitar que el destinatario sospeche que se trata de un virus. Asimismo es recomendable comprimirlos siempre que sea posible.
5. Las aplicaciones Internet hay que conocerlas y usar cada una para la finalidad con la que fueron diseñadas. El correo electrónico debe ser usado con tamaños de mensajes moderados pues para tamaños grandes es más útil usar otros medios (cuentas FTP, por ejemplo). El correo electrónico no es el mecanismo adecuado ni eficiente para transferir archivos.
6. Las firmas automáticas deben ser lo más esquemáticas posible, tratando de evitar imágenes o información innecesaria.
7. No facilite datos personales o financieros a personas desconocidas.
8. No se debe responder al correo no solicitado (spam). Responder al correo comercial no solicitado es una forma de aumentar la cantidad de correo basura ya que indica al remitente que la cuenta es leída.
9. No debe enviar publicidad, a no ser que el receptor esté de acuerdo en recibirla.
10. Debe evitarse el participar en el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes, rumores, publicidad, etc.) o hoax (http://es.wikipedia.org/wiki/Bulo). Las casas comerciales y centros de alerta legítimos tienen como norma redirigir a servidores Web donde dan información de forma fiable y detallan las acciones a tomar.
11. Se debe respetar la privacidad de los mensajes y el destinatario. No reenvíe mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o confidencial.
12. No debe abusarse de funcionalidades como el "aviso de lectura", su eficacia es escasa cuando lo utilizamos de manera indiscriminada o continuada, llegando a molestar al remitente. Se debe activar sólo en los casos en los que realmente sea necesario.

Buenas prácticas en la realización de envíos masivos

1. Si necesita realizar envíos masivos haga uso de las herramientas diseñadas para ello (listas de distribución) o realice un diseño a medida de su aplicación de forma que se cumplan las recomendaciones que citamos en los apartados siguientes.
2. Divida los destinatarios en varios grupos o listas de distribución de forma que el volumen de correo quede repartido de forma equitativa. Mejor cuantos más grupos y menor número de destinatarios por grupo. Recuerde que hay proveedores de correo con sistemas de monitorización que chequean el número de correos que reciben desde una determinada IP o remitente.
3. Realice los envíos en horas valle y espaciando los envíos entre grupos.
4. Realice un mantenimiento periódico de los usuarios suscritos a sus listas, tratando de evitar suscripciones no deseadas, direcciones de correo sospechosas, y direcciones de correo que rebotan constantemente los correos que les envía.
5. Asegúrese que el proceso de suscripción a sus listas de distribución cuenta con el mecanismo de confirmación necesario para verificar el deseo expreso del destinatario por pertenecer a ellas.
6. Revise los posibles correos de abuso relacionados con envíos que haya realizado, así como los emails devueltos y estudie las posibles causas.
7. Incluya en cada uno de sus envíos masivos las instrucciones necesarias para que un destinatario pueda darse de baja de su lista de distribución.
8. Realice sus envíos con la periodicidad necesaria o permita a sus usuarios elegir cada cuanto tiempo desean recibirlos.
9. Asegúrese que para sus usuarios es fácil ponerse en contacto con usted.
10. Nunca ponga su lista completa de destinatarios en el campo “Para” o “CC” por dos razones fundamentales:
    1. Todas las personas en el campo “Para” o “CC” pueden ver las direcciones de email en esos campos y podrán usarlas en la forma que ellos deseen.
    2. Si alguien decide “Responder a todos”, todas las direcciones en los campos “Para” o “CC” recibirán la respuesta.
11. Asegúrese de que sus email son compatibles con RFC.

Referencias: http://www.arsys.es/media/guia-buenas-practicas-uso-correo.pdf